1. Persiapan awal (sebelum berangkat)
- Tentukan jenis layanan yang akan diurus (contoh: KTP-el, KK, akta kelahiran, surat keterangan domisili, surat pindah, SKTM, pembuatan KIA, dsb.).
- Siapkan dokumen asli + fotokopi sesuai kebutuhan.
- Jika memungkinkan, lakukan pendaftaran/cek persyaratan online melalui sistem layanan Kabupaten MPP untuk menghemat waktu — catat nomor pengajuan 0812 5012 1174.
2. Pilih lokasi layanan — kantor desa atau Mal Pelayanan Publik (MPP)
- Kantor Desa Raut Muara
- Cocok untuk: pembuatan surat keterangan desa (domisili, keterangan belum nikah, pengantar KK/akta lahir), pengantar pembuatan dokumen ke Disdukcapil, pendaftaran penduduk di tingkat desa (pendataan awal). Desa memproses pengantar atau layanan “tunjuk sakti” tertentu (contoh: menginput data untuk pembuatan akta kelahiran dalam program kerja desa). (Desa Raut Muara berada di Kecamatan Sekayam).
- Mal Pelayanan Publik Kabupaten Sanggau (MPP Sanggau)
- Cocok untuk: layanan Disdukcapil terpusat (pembuatan/rekam e-KTP, KK, akta kelahiran, KIA, pendaftaran pindah, dsb.), layanan paspor pada event tertentu, dan layanan satu atap pemerintah kabupaten. Alamat MPP: Jalan Pancasila, Kel. Ilir, Kec. Kapuas, Kab. Sanggau. Jam layanan Disdukcapil umumnya 08.00–16.00. Layanan adminduk umumnya gratis (untuk produk Disdukcapil). (disdukcapil.sanggau.go.id)
3. Checklist dokumen umum (bawa ASLI + 1–2 fotokopi; bawa pula bolpoin & materai bila diminta)
Dokumen dasar yang sering diminta (sesuaikan dengan jenis layanan):
- Untuk KTP Elektronik (pertama/baru/ubah)
- KK (asli & fotokopi).
- Surat pengantar dari RT/RW atau desa (jika diminta).
- Akta lahir atau dokumen identitas lama (jika ganti).
- Foto wajah biasanya diambil di lokasi saat perekaman. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Untuk Kartu Keluarga (KK baru / perubahan)
- Formulir permohonan (disediakan di kantor).
- Surat keterangan dari desa (bila ada perpindahan).
- Dokumen pendukung: akta nikah, akta lahir anak, KTP orang tua. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Untuk Akta Kelahiran
- Surat keterangan lahir dari bidan/rumah sakit / Puskesmas atau surat keterangan dari desa (untuk kelahiran di rumah).
- KK, KTP orang tua, buku nikah orang tua (atau surat keterangan perkawinan).
- Formulir F2.01 atau formulir pendaftaran kelahiran (disediakan Disdukcapil). Banyak kabupaten punya layanan “3-in-1” (pendaftaran + akta + KIA). (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Surat Pindah / Datang
- KK, KTP, surat pengantar RT/RW/desa, formulir isian pindah. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Kartu Identitas Anak (KIA)
- KK, akta lahir, pas foto anak (jika diminta).
Catatan: persyaratan detail tiap layanan sedikit berbeda — lebih aman cek daftar persyaratan di website Disdukcapil atau tanyakan ke Kantor Desa sebelum berangkat. (disdukcapil.sanggau.go.id)
4. Alur pengurusan di Kantor Desa Raut Muara
- Datang ke kantor desa pada jam pelayanan desa (biasanya pagi hingga siang). Bawa dokumen asli + fotokopi.
- Ambil nomor antrean / lapor ke petugas pelayanan.
- Jelaskan jenis pengurusan (mis. minta surat pengantar KK, surat keterangan domisili, surat keterangan belum menikah, pengantar akta lahir). Petugas desa akan memeriksa berkas.
- Jika berkas lengkap → petugas desa membuatkan Surat Pengantar/Surat Desa dan menandatangani/stempel. Jika berkas kurang → petugas memberi tahu poin yang kurang untuk dilengkapi.
- Ambil surat pengantar; bila pengurusan memerlukan verifikasi/rekam di Disdukcapil (mis. KTP, akta kelahiran), petugas desa akan menjelaskan langkah selanjutnya ke MPP/Disdukcapil, atau input data melalui sistem yang terintegrasi. (dukcapil.kalbarprov.go.id)
5. Alur pengurusan di Mal Pelayanan Publik (MPP) Kabupaten Sanggau / Disdukcapil
- Datang sesuai jam layanan Disdukcapil (umumnya 08.00–16.00). Lebih baik tiba pagi agar antrean lebih sedikit. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Ambil nomor antrean di loket Disdukcapil atau di loket layanan sesuai jenis layanan.
- Petugas akan memeriksa dokumen asli & fotokopi. Jika perekaman biometrik diperlukan (e-KTP), petugas akan meminta Anda untuk melakukan perekaman sidik jari, wajah, dan tanda tangan.
- Isi/ tanda tangani formulir yang disediakan. Petugas akan menginput data ke sistem; jika semua valid, proses pencetakan/terbitan akan diproses.
- Estimasi waktu (per pengalaman lokal / layanan): e-KTP 1–5 hari kerja setelah perekaman (tergantung proses jaringan/pencetakan), KK beberapa hari, akta kelahiran 3–7 hari kerja — namun waktu ini dapat berubah sesuai beban kerja. Jika butuh kepastian, minta estimasi waktu pada saat pelayanan.
- Ambil bukti pengajuan / nota layanan yang berisi nomor referensi sering disebut resi (penting untuk tracking). Simpan bukti ini sampai dokumen diterima.
6. Biaya & Ketentuan
- Pelayanan Disdukcapil untuk produk kependudukan (KTP, KK, akta lahir, KIA) umumnya gratis sesuai ketentuan pelayanan publik; namun cetak dokumen tambahan atau layanan tertentu (contoh: legalisasi atau bermaterai jika diminta) mungkin dikenakan biaya kecil — selalu konfirmasi di loket. (disdukcapil.sanggau.go.id)
7. Tips praktis agar proses cepat dan lancar
- Fotokopi dokumen sebelum berangkat (siapkan minimal 2 rangkap).
- Bawa pulpen, map, dan nomor kontak kantor desa (simpan nomor HP Kepala Desa atau Sekretaris Desa).
- Jika ada bayi/anak baru lahir: minta petugas desa membuat surat keterangan lahir; beberapa kabupaten punya program “akta kelahiran plus” agar jadi cepat.
- Catat nomor antrian / referensi yang diberikan (untuk tracking online bila tersedia).
- Untuk perekaman e-KTP: hadir tepat waktu karena rekam bergantung pada jadwal perekaman mesin/teknisi — jika mesin penuh, Anda akan dijadwalkan ulang.
8. Kasus khusus & solusi
- Jika kehilangan dokumen (KK/KTP): lapor ke kantor desa untuk mendapatkan surat keterangan kehilangan, lalu ke Disdukcapil untuk pembuatan ulang (bawa bukti kehilangan jika diminta).
- Jika pindah domisili antar kabupaten: minta surat pengantar pindah dari desa → ajukan ke Disdukcapil MPP di kabupaten tujuan/asal sesuai prosedur. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Kelahiran di luar fasilitas kesehatan: siapkan saksi, surat keterangan RT/RW/desa, dan dokumen pendukung agar akta kelahiran dapat diterbitkan. (disdukcapil.sanggau.go.id)
9. Kontak & sumber resmi (agar bisa dikonfirmasi ulang)
- Dinas Kependudukan & Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kab. Sanggau — laman resmi berisi persyaratan produk layanan, jam layanan, SOP. (disdukcapil.sanggau.go.id)
- Mal Pelayanan Publik (Alamat): Jalan Pancasila, Kel. Ilir, Kec. Kapuas, Kab. Sanggau. (disdukcapil.sanggau.go.id)
Ringkasan cek cepat (ceklist 1 halaman)
- Tentukan jenis layanan (KTP / KK / Akta / Pindah / KIA / Surat Desa)
- Siapkan dokumen asli + fotokopi (KK, KTP, akta lahir, buku nikah, surat pengantar RT/RW)
- Kunjungi Kantor Desa Raut Muara untuk surat pengantar / verifikasi awal
- Lanjutkan ke MPP Sanggau / Disdukcapil untuk perekaman / pencetakan final
- Simpan bukti pengajuan & catat nomor referensi untuk tracking atau resi
- Konfirmasi jam buka & ketersediaan layanan via website/telepon sebelum berangkat. (disdukcapil.sanggau.go.id)
